Роль визитных карточек в Японии, виды и правила обмена

Визитные карточки основа делового этикета Японии. Знать элементарные правила обмена визитками должен каждый, кто планирует жить и работать в Японии.

Визитные карточки являются носителем информации о человеке либо компании и широко используются в деловой сфере во всем мире. В Японии  обмену визитными карточками уделяется особое внимание. Обмен это определенный протокол, который следует неукоснительно соблюдать. И от того как пройдет процедура обмена визитками, а по сути первого знакомства, зависит дальнейшие  деловые отношения. Поэтому надо постараться избежать ошибок и произвести хорошее впечатление на партнеров.

Если новым сотрудникам могут простить промахи при обмене визитками, то несоблюдение принятых правил работником, проработавшем некоторое время в компании, расценивается как нарушение делового этикета. Визитные карточки это важный бизнес-инструмент и обращаться с ними нужно осторожно, чтобы не допустить грубость.

Визитка это не формальность, а возможность познакомиться с человеком/сотрудником, представляющим компанию. Учитывая, что визитная карточка содержит информацию о фамилии и имени, наименовании компании, телефоне и адресе, в том числе электронном, она позволяет во время переговоров не ошибиться при обращении к собеседнику. И в дальнейшем использовать контактные данные для переписки и телефонных переговоров.

Работа начинается задолго до встречи. В первую очередь необходимо заказать визитную карточку. На японском языке это называется めいし/名刺 — мэиси.

О статусах, в которых можно найти работу в Японии можно прочитать здесь.

Визитные карточки — виды и размеры

Существует три размера визитных карточек:

1. обычный размер — 91 х 55 мм
2. визитка западного размера  -  89 х 51 мм
3. визитка малого размера -  85 х 49 мм

Визитками западного образца пользуются в основном те компании, которые сотрудничают с иностранными партнерами.

Визитки малого размера используют люди, которые хотят как-то выделиться. Визитки не используется в бизнесе. Они используются в частном порядке и их часто называют женскими или социальными.

Визитные карточки разнообразны по материалу, цветовой гамме, оформлению и принадлежности. Самым популярным является классический вариант для бизнеса, выполненный в черно-белом варианте. Популярностью пользуются так же:

• визитные карточки для студентов, ищущих работу
• для частных лиц и предпринимателей
• для личного пользования, с авторским дизайном
• для родителей, использующих визитные карточки при общении в детских садах, школах
• для владельцев домашних животных с изображением и данными питомца
• для любителей спорта
• визитные карточки для пожилых людей, с использованием шрифта крупного размера
• карточки-визитки магазинов, для привлечения клиентов
• визитная карточка с благодарностью — используется в случае благодарности за визит, помощь, оказание услуги, подарка — как способ сказать спасибо

Это неполный список визитных карточек, который показывает насколько в Японии широко используется данный способ знакомства и общения. Каждый японец имеет свою визитку и не в одном варианте. Помимо того, что человек является служащим компании, он может быть и отцом маленьких детей. Тогда при общении с родителями таких же ребятишек он будет использовать визитную карточку отца.

Вертикальные и горизонтальные визитки

Типичный вид визитной карточки в японском обществе был вертикальный. Это связано с особенностями стиля японского письма. Но всё больше расширение бизнес-связей происходит с зарубежными странами. Горизонтальный вид привычен для западных партнеров и постепенно вертикальный вид визиток и вертикальный стиль письма на них изживает себя. Кроме того, на вертикальной карточке не используется адрес электронной почты и url-адреса компаний. Поэтому в бизнес процессе рекомендуют использовать горизонтальный формат.

Вертикальный вариант имеет свои преимущества и заключается они в следующем:

• это классический стиль и по-прежнему он вызывает положительное впечатление о владельце. В такой визитке отражается только основная, базовая информация: название компании, должность, имя, адрес, телефон.
• вертикальная форма производит впечатление при встрече, обмене контактами, так как не типична для делового общения, выделяется по форме и размеру и её можно сразу найти визуально среди других, такой формат используют компании с долгой историей или специализирующиеся на «японском» товаре, услуги.

С другой стороны есть и недостатки в вертикальных визитках:

1. вертикальный стиль письма делает не удобным прочтение электронных адресов, поэтому его не размещают,
2. на карточке мало пространства для размещения дополнительной информации или фотографии,
3. не продуманное использование вертикального формата может создать впечатление о старомодности и консерватизме,
4. на сегодняшний день, не все фирмы, специализирующие на выпуске визитных карточек могут предложить данный формат.

Преимущества и недостатки горизонтальных визиток:

• привычный и типичный стиль для бизнес встреч
• большой выбор дизайна и количество фирм, предоставляющих услугу по изготовлению и доставке
• большое пространство на визитке, позволяющее разместить максимум информации с указанием электронных адресов, QR кода, размещение логотипа, при необходимости фото
• к недостатку можно отнести типовой формат и стиль, что может  привести к «потери» визитки в сотни аналогичных. В этом случае рекомендуется использовать дизайн, который позволит  выделиться среди других.

Использование визитных карточек онлайн

В условиях распространения коронавирусной инфекции, в настоящее время, актуальным становится использование визитных карточек онлайн. Сервисы обмена визитками онлайн только стали создаваться и активно развиваются в настоящее время. Обменяться визитками можно с помощью URL адресов и QR кода. Сейчас в Японии используется три способа обмена информацией: с помощью инструмента управления визитными карточками, предоставляемыми кампанией Sansan Co.,Ltd.,  через URL адреса и QR кода, услуга предоставляется индивидуально и для корпоративных клиентов и с помощью инструмента управления визитными карточками компании Hammock Co., Ltd.

Также существует служба, которая позволяет обмениваться данными визитных карточек через Bluetooth, когда люди, использующие одну и ту же службу управления визитками, находятся рядом друг с другом.

Как хранить визитную карточку

В Японии существует большое количество компаний, предоставляющих услугу по разработке, оформлению и доставке визитных карточек. Кроме приобретения визиток важным моментом является умение хранить их.

Надо иметь ввиду, что помимо визитных карточек самого владельца, человек получает большое количество визиток на работе, повседневной жизни. Умение хранить и систематизировать их, позволяет эффективнее управлять бизнесом, личной жизнью, так как правильное их использование дает возможность при необходимости привлечь к процессу другие компании, воспользоваться услугами других людей. И здесь главное вовремя найти нужный контакт.

Есть разные способы хранения, полученных визиток: старый и малозатратный способ — в футляре, коробке. В этом случае визитки складываются в определенной последовательности (по видам услуг, по алфавиту и т.д.) и используется при небольшом количестве от 500 до 1000 штук.

Можно создать список визиток и использовать его при поиске нужного контакта, использовать excel-таблицу.

В современных условиях всё больше пользуются услугами компаний, которые хранят визитки в облачном сервисе.

Визитная карточка содержит личную информацию и хранить её надо таким способом, чтобы доверенная информация не попала в третьи руки. Утеря своей или чужой визитной карточки может грозить неприятными последствиями. Информацией может воспользоваться третье лицо для своих целей и выгод. В то же время стоит отметить, что во многих странах приняты законы о конфиденциальности, визитная карточка содержит информацию о персональных данных. Ответственность за разглашение данных может быть возложена на те организации кто занимается сбором и хранением такой информации.

Тем не менее физические лица информация, которым была доверена путем вручения визитной карточки не должны передавать её другим лицам.

Так же не стоит копить карточки вечно, по мере определенного времени их следует уничтожать. Если точно известно, что в дальнейшем с этой компанией/лицом работать не будут, если изменились контактные данные, если прошло определенное количество времени без взаимного сотрудничества.

Визитные карточки следует утилизировать с использованием измельчителя/ножниц, можно сдать на утилизацию в специализированные компании, в некоторых фирмах есть свои правила по уничтожению визиток.

Как правильно обмениваться визитками

Можно выделить четыре основных шага по обмену визитными карточками:

Шаг первый: подготовить визитку заблаговременно. Считается грубым, если во время встречи визитку достанут из кармана, бумажника и т.д. До начала встречи необходимо достать визитную карточку из визитницы и положить сверху, чтобы её можно было вручить партнеру. Визиток должно быть подготовлено по количеству человек, участвующих во встрече.

Шаг второй: визитки передают и берут двумя руками, при этом информация на ней должна быть обращена к получателю. В случае если обмен визитками производится одновременно, то допускается подавать их правой рукой, а принимать левой. Если визитка оформлена на двух языках, то подавать следует на языке получателя. Визитку держат таким образом, чтобы информация на ней изложенная не закрывалась рукой.

Во время передачи карточки необходимо произносите свое имя, место работы. Чтобы выразить своё почтение, визитку следует расположить ниже чем визитка партнера.

は じ め ま し て. 「トヨタ自動車株式会社」 の 「松本」 と 申 し ま す

Хадзимэмаситэ. [тоёта дзидо:ся кабусики-гайся] но [Мацумото] то масимасу.

Здравствуйте. Меня зовут Мацумото из Тойото Мотор Корпорейшин.

Шаг третий:получив визитку необходимо взять её обеими руками, произнести имя человека от которого принята визитка и поблагодарить.

頂戴 い た し ま す。
松本 さ ん で す ね。
よ ろ し く お 願 い し ま す。

Тёудаи итасимасу.
Мацумото-сан дэс нэ
Ёросику онэгаисимасу.

Спасибо за вашу карточку.
Вас зовут Мацумото-сан.
Приятно познакомиться.

Это не дословная фраза, можно использовать другие приемлемые в данной ситуации корректные выражения. При разговоре руки и  визитную карточку необходимо держать на уровне груди.

Шаг четвертый: во время переговоров визитная карточка должна находиться на столе перед глазами в порядке, в каком происходил обмен карточками.

Как правило переговоры проходят при наличии группы людей. В этом случае обмен визитками происходит от старшинства (по иерархическому расположению) к младшим по должности сотрудникам, в таком же порядке располагаются визитные карточки в процессе переговоров.

Видео позволит наглядно увидеть процесс обмена визитными карточками.

Что категорически нельзя делать при обмене

1. При обмене визитками нельзя пальцем закрывать логотип компании партнера, даже случайно.
2. Складывать или вытаскивать визитку из кармана или кошелька.
3. Обмениваться грязными или изношенными карточками.
4. Получать визитку одной рукой, за исключением одномоментного обмена. При этом как только рука освобождается визитка должна быть взята в обе руки.
5. Размахивать руками держа визитку.
6. Делать пометки на визитки партнера, использовать как памятку.
7. Не оставлять на столе после переговоров либо уронить на пол.
8. Не передавать визитки через стол.

Организованные и дисциплинированные японцы, скорее всего не позволят себе прийти на встречу без визитной карточки, но всё же если карточка забыта дома/в офисе, то не стоит об этом говорить открыто, это не прибавит очков в продвижении переговоров.

В этом случае необходимо извиниться сообщив, что визитки закончились  и что она будет направлена сразу же по возвращению в офис. Затем с извинениями направить партнеру карточку.

В подготовке материала частично была изучена информация с сайта https://allabout.co.jp/